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中建材信息技术有限公司分销供应链TMS系统案例介绍

发布时间:2021-04-23 09:21:41 中国物流与采购网


TMS系统用户背景

中国建材集团是全球最大的综合性建材产业集团、世界领先的新材料开发商和综合服务商,连续9年荣登《财富》世界500强企业榜单。中国建材集团是一家科技型企业,拥有3.8万名科技研发和工程技术人员,26家国家级科研设计院所。中建材信息技术股份有限公司(简称:中建信息)创立于2005年4月,注册资金14935万元,是中建材集团成员企业,客户涉及政府、金融、互联网、教育、制造、能源、交通等多个领域。2019年,公司营业收入超过166亿元人民币。中建信息以北京为中心,在国内及海外国家共建立近60个分公司及办事处。作为华为首家下单规模超过百亿的总经销商、华为企业业务全球最大合作伙伴,公司连续多年被评为“中国IT十大卓越分销商”,并连续四届被评为“中国IT增值分销商十强”,业务规模及业务能力有目共睹。

公司成立以来非常重视战略规划和企业信息化建设,随着业务规模的增长,不断改善优化管理模式,在信息化建设方面发展迅速,公司自2010年就陆续自建ERP、OA等信息化系统,后期引进全球最先进的SAP的ERP系统,使企业的内部流程管理达到同业中的翘楚。但由于分销业务的供应链采用3PL方式完成货物的交付,需要众多外包运输服务商协同,因此不同公司间的货物信息流信息传递缓慢,运输管控一直沿用Excel表格与外包单位进行人工协同管理。伴随华为的业务成长,中建材信息的供应链单量暴涨,每年仅华为的分销运输的单量就已超30000,且客户对在途管控的要求不断提升,因此一个跨组织协同的TMS系统成为我公司的迫切需求。

TMS系统概述2.1分销物流业务主要需求

中建信息的分销业务的物流流程和大多数公司的物流流程一致。由公司销售在ERP系统中建立了销售单,销售单信息进入OA作审批,审批通过下发到仓库备货,同时下发物流部建立运单,运单建立后按区域和线路分派给指定操作人员,物流操作人员选择合适的承运商,按运输时效制定提货时间、到货时间及相应的kpi要求。运单信息填写完整后发给承运商开始操作。

货物开始运输后,物流人员负责监控货物运输中有无异常发生、货物在途状态的跟踪和反馈、签收单的回传和归档、费用的记帐和对帐。

物流部门除了日常的业务操作还负责运价的谈判、供应商效绩评价、物流整体运行情况监控等工作。

2.2中建信息TMS的特质化需求

2.2.1业务复杂度高:

多部门、多项目、多产地、多承运商分类管理,由于中建信息分销产品厂家多、种类多,因此业务复杂物流管理多样化。不同的分销产品归属不同部门,不同部门对运输的要求不一样。分销项目不同则运输货品归属不同的项目,导致物流部需要按不同运输方式操作。产地不同导致分销出货地不同,不同部门、不同产品出货地点也会不一样。同时物流部门为分散运输风险,提高物流服务采购竞争力,按货主收货地区又规定了不同的运输线路,分别委托不同承运商提供运输服务。对特殊的运输订单,公司还会临时招投标的方式另行选择合适的承运商,以上种种需求,大幅增加了业务复杂度。

2.2.2分销运输方式要求调整灵活:

对紧急程度要求较高的货物,物流部门需要及时调整运输方式,放弃陆运改为时效更高的空运完成。系统会跟踪记录这些变化,在成本报表上体现以供后期分析。

2.2.3物流费用结算方式不同:

由于运送货品有重抛的差异,承运商结算时既有按重量结算,也会有按体积结算,甚至按一定重抛比折算后的计费重量结算的情况。

2.2.4软件产品导致货物形态不同:

从销售信息发送下来的运输订单有时还包含一些无形资产,如license等,这些货品是不需要实际运输服务的。在实际操作中,需要把这些订单排除在可操作的订单范围外,单独流程处理。

2.2.5合单要求:

为最大化降低公司物流成本,所有同一到货地点、同一到货时间、同一接收公司、同一接收人员的订单会被合单形成新的一票运单发送给承运商。

2.2.6异常记录困难:

由于运输活动的多级转包,时空转换复杂,系统对实际随机发生费用和异常情况的都需要准确记录,以备成本核算。

2.3销售供应链痛点分析2.3.1人工调度效率低:

公司物流部门面对每日几十张销售单,还能勉强使用Excel表格记录和管控物流业务,随着单量的快速增长增长,越来越多的效率矛盾体现出来。Excel记录效率低下:物流所有订单的在途更新和计费都还沿用Excel人工管理。信息更新滞后且效率低,极易出错。

2.3.2运输异常的预警滞后:

货物运输异常首先是客户发现,投诉到销售,销售又投诉到物流部门。作为执行者的物流部门,异常消息总是最后知道,面对领导和销售同事,物流部门压力山大!

2.3.3物流信息缺乏协同:

销售下达运输订单需经过层层审批,审批结束才流转至实际执行的物流部,物流部门又经常由于销售订单的物流专用信息缺失而无法安排运输;安排好的运输车辆去仓库提货,却被告知仓库备货还未完成;提货车辆到仓库,需要客户签字的空白签收单发生改变,需要重新打印,种种情况都需要物流部门与内部销售及外包服务商之间的有可以信息协同的工具。

2.3.4在途监控困难:

客户及销售查询货物状态依赖人工追踪,物流部人员接到销售查询的电话会查货物发给了哪家承运商,再追承运商的客服接口人员要在途信息。承运商在途信息反馈给物流部,物流部客服再反馈给销售,信息传递低效滞后。

2.3.5财务合规困难:

作为上市公司,日常运作的合规性会面临风控部门的内、外部的审核。由于单量大、信息记录方式原始、审批依据和流程涉及内外部门和公司都比较多。造成审核中抽检出的纸质凭单查找核对费时费力,甚至因为遗失单据,无法提供必要支持文件。

2.3.6财务对账困难:

由于每票货物都有可能涉及额外费用的记录和审批,年费用多于5万条。如何保证录入的费用合规且无误,付款周期的审核工作成为物流经理的噩梦。

2.3.7回单管理困难:

回单是货物签收的法律依据,货物是否被正常签收影响到公司资金的运转效率。在没有电子回单的情况下,很难提升收款效率。

2.3.8状态跟踪效率低:

客服人员大量时间都用在手工记录单据、更新地点信息、更新状态、更新异常信息、查找货物状态和位置、记账等操作上。由于每人负责的单量巨大,无法避免数据的记录手误。实时跟踪货物状态要求无法满足:客户希望每日提供在途货物位置更新,前日所有到货情况汇报,货物状态信息及时反馈,电子签单的回传。

2.3.9KPI绩效统计分析粗放:

每月、每季度对海量的运单运输情况的统计和汇总是对承运商的必要管理活动。由于前期使用Excel方式管理,使得KPI绩效统计困难,无法实现对供应商的有效管理。

3、TMS系统实施过程

3.1TMS系统建设关注点:

考虑到TMS系统需要在功能上协同多方:销售、仓库、财务、承运商、终端客户,同时满足和已有的ERP/WMS等系统的对接,公司在实施TMS前对系统的要求作了充分的讨论。通过内部讨论,对TMS系统关注在几个方面:

一、系统成熟稳定:因为中建材信息分销业务的规模巨大,需要稳定连续的物流管理,因此所选TMS系统必须有应用案例,成熟稳定的TMS且能保证后续服务的产品。同时总体拥有成本也是采购必不可少的一个衡量因素

二、满足定制需求:中建信息的运输业务虽然符合通用运输业务流程,但也有其自身的业务特点和逻辑,一套标准的产品化的TMS无法满足企业的要求。因此需要在一套成熟TMS基础上实现可以订制开发的要求

三、信息安全:运输订单信息包含了终端客户的信息,公司需要有严格的信息安全把控措施,确保信息不被非法外泄。

3.2TMS系统建设步骤:

考虑到未来ERP切换原因,中建信息没有把目标设定为一次实施解决所有问题的一蹴而就。而是分阶段逐步上线:

第一步,解决从Excel管理到线上管理。

第二步,解决公司内系统的互通互联。

3.3TMS系统产品选择及部署:

中建信息通过招标多家SaaS TMS服务供应商,经过物流部门对比试用,驿畅TMS产品因其灵活的状态管控、高效的操作、丰富的协同理念及高适用度成为公司TMS的首选。

采购的驿畅TMS产品以SaaS独立化部署方式为公司提供高质量服务,独立部署形式在满足公司对信息安全的合规要求的情况下,不仅满足个性化迭代开发需求,同时通过每年付费获得有效服务降低公司的总体使用成本。

3.4TMS系统产品实施效果:

初期上线的驿畅TMS是全SaaS功能。虽未进行订制化改造,系统基本满足了物流部日常的工作要求。特别是协同方式的使用,显著提高了操作效率和管理水平。

2019年二期迭代完成了中建信息SAP的ERP系统与驿畅TMS数据对接,解决了单据从ERP下发到TMS系统的对接工作,实现了TMS运单的自动数据交换。两期迭代完成上线后极大的提升了物流操作和管理的效率,减少了人工及错误,物流管理实现了全部线上化,达到甚至超越了预期目标。

4系统实施后的应用亮点

4.1操作智能化

4.1.1智能接单处理:

TMS系统收到中建信息SAP的运输订单会自动按规则作单据合规检查;合规的运输订单会依据系统设定的规则作客服人员的自动匹配,从而完成单据操作的自动分配。

4.1.2智能线路匹配:

TMS接收到SAP系统信息后生成的运输订单会依据设定的规则,通过判断单据的信息,匹配对应规则的单据自动设定相应的线路、运输方式、承运商及报价。减少人工选择造成的差错。

4.1.3智能合单:

TMS系统在生成运单前会对订单池内的订单作扫描,符合设定的规则的订单会自动合并生成相应的运单。系统合单、生成运单、发送承运商可一键自动完成。

4.1.4智能状态更新:

TMS系统会依据下发承运商的运单和与运单相匹配的订单作智能关联。当运单的状态变更后,系统会智能更新对应订单的状态。且可跨多层转包实现状态的无缝传递。

4.1.5智能化的主动异常发现

系统会按设定时间间隔检查在途的订单的位置的更新情况,如果超出时间间隔没有地点的更新则自动产生异常报警。

当在途订单有新的位置信息更新后,系统会自动解除异常报警。

4.1.6智能辅助记账

如果运输订单记帐时所有计费依据信息没有变化,则系统可一键生成按中建信息和其承运商间双方确认的价格计算产生的计费条目。大大减轻记帐工作量,提高记帐精度。

4.1.7智能账单生成

帐期结束,系统可按选定的时间范围自动生成双方已确认的帐期内的账单。

4.2全链协同

4.2.1中建信息销售与物流部门的协同:

销售可实时查询自己的货物状态、位置、签收情况。不需要再通过电话询问和跟踪。有异常情况随发生,随监控。

4.2.2中建信息物流部门和仓储部门协同:

通过和WMS集成,仓库打包货物体积、件数、装载清单可直接在TMS中呈现,方便物流部门单据生成和异常尺寸货物的运输规划。

4.2.3中建信息物流部门和其承运商协同:

承运商可通过系统预知预计货量情况,便于安排运力;

承运商可在系统直接下载打印空白签收单,不需要单独再通过邮件传递;

承运商可在系统直接了解运输订单是否确认为自己的承运任务;

物流部门可对未开始的运单执行方便的下发和撤回;

承运商对物流状态/位置的反馈可直接反应到中建信息的运输订单上;

承运商对在途中的异常信息可及时通过系统反馈到中建信息物流部;

物流部门可通过系统对承运商上传的签收单电子件作确认/驳回;

物流部门可通过系统实时记录和反馈承运商签收单原件的返回情况;

物流部门和承运商通过系统实时记录和确认发生的随机费用;

帐期结束后生成的账单可在物流部门和承运商间实时查看和核对。

4.2.4承运商和中建信息仓储协同:

物流部门的中心库房备货状态、装载单通过系统实时传输给对应承运商。使承运商减少由于备货未完成,造成的运力等待问题。

4.3数据驱动业务自动流转:

针对每一运输订单设定的KPI监控,TMS系统可以提示哪些运输订单已接近预期抵达时间。物流部人员可依据距离预期抵达时间过期的紧急程度优先监控和处理异常订单,从而实现通过KPI数据驱动订单监控优先级的管理。

5、TMS系统管理效益

通过两期系统的上线,实现业务操作和管理效率的大幅提升。在物流业务人员没有减少的情况下及时、高效的实现了2019年底冲量300%的业务增量。

此外,物流部可支持业务规模能力提升 300%,可在不增加人员的情况,具备支持年发货27191109.57KG/97872.66立方货品的能力。

5.1订单操作自动化提升效率

5.1.1运输订单的自动生成:

通过对接ERP系统,驿畅TMS可自动生成对应业务单号的运输订单。完全取消了手工的录入方式,提升了录入效率同时,减少了手工录入带来的差错问题。

所有销售的业务单号在TMS系统中实现在途监控的一单到底,查询清晰明确。

5.1.2自动承运商和线路匹配:

通过自主的规则设定,TMS系统收到的运输订单会依据区域、销售项目、产品线等一系列条件自动匹配合适的承运商和运输方式、服务水平。自动匹配后的结果通过最终的审核即可下发操作。提升了操作效率,减少了客服的操作负荷和人为因素造成的承运商选择派发问题。

5.1.3物流部门自动合单下发:

对于销售传来的运输订单,在满足同样发货人、同样收货人、同样送货时间、同样承运商的条件下,系统会自动将符合条件的销售订单合并生成一票运输运单发送给相应承运商操作。通过合单操作,可以有效节省公司物流成本。未上系统前,由于收到的运输订单时间有先后,客服人员通过Excel表格来合并和标记合单操作,工作负荷高、效率低、准确度差。甚至要依靠下发到的承运商操作人员帮忙提示未合并的单据,撤回后再次下发。驿畅TMS系统提供的一键合单下发功能,跨任务分配实现所有待操作订单的智能自动合单,便利、高效而准确。消除了对承运商的依赖,提升了操作效率和公司管理水平。

5.1.4订单异常自动发现及管理:

驿畅系统提供了承运商更新货物位置的自动跟踪功能,如果一票货物没有按时完成位置的记录,系统会在异常报表里直接体现。已发生异常的订单,如果承运商继续及时更新了位置则异常记录会消失。

通过异常的主动发现功能,使物流管控人员的管理注意力聚焦在可能被遗漏和注意的货物上,避免货物失去控制和延迟等意外的发生。同时也能够确保货物在监控下一直按照正常的运输状态运作。

驿畅TMS系统提供的异常处理机制,协同了承运商、物流部门和销售部门,使得货物的在途情况在系统上清晰透明的展示出来,出现的任何货物在途意外也可在第一时间得到反馈和回复。

对提货和收货未按预期完成的运单,系统自动登记延迟记录。为下一步分析延迟原因提供依据。

5.1.5承运商KPI自动统计:

KPI要求附加在每一票运单上,随着运输活动的执行,实时反馈KPI的结果。对特殊情况需要排除在KPI考核范围的单据可以单独设定。

5.1.6订单自动记帐并生成账单:

TMS系统提供保存运输甲乙双方的合同报价功能,并通过系统保证报价在双方间的不可随意更改性。甲乙双方对同一票运单都可以记录发生的费用。通过自动计算并确认基础运费和保险费等固定费用,减少了人工录入的负担,提高了计费的精准度,减少了人为更改费用的风险。

对随机发生的临时费用,采用一方提报,另一方确认的方式保证费用的双方认可。把原有到结算周期才操作的对帐工作落实到费用发生时的随时确认。

通过提报方上传支持文件,对临时产生的费用确认过程提供了审批依据。同时也为后期合规审核提供了有力的支持和便利检索查询。

以自动记帐为依据和基础,系统提供了自动账单的生成和确认功能。使得原来需要3-4周的运费结算审核周期缩减到几个工作日。大大减轻了费用审核的工作量,提高了对承运商的付款速度和精度。

5.2实现上下游环节协同5.2.1增加承运商确认环节:

使被确认承运商的单据可被相应承运商直接看到。同时使物流部门具备自动或人工调整供应商的灵活变通。

5.2.2完成和承运商的运力协同。

承运商可提前预知将要下发的运输任务详情,为运力准备提供必要依据和准备时间。

在运输订单确认承运商后,不必等待收到运单,承运商即可下载空白签收单,为提货做好准备。

5.2.3电子回单管理:

通过协同承运商,直接通过系统回传客户签收好的签收单。中建信息的客服人员通过系统审批电子回单的有效性。签收的货物状态直接关联费用结算,保证了电子回单的清晰有效。

系统还对签收单原件的返回提供了管理支持,既满足中建信息财务和风控的要求,也把这个要求以KPI形式传递给承运商的执行端。

5.2.4外部系统状态通知:

通过对接中建信息ERP及OA系统,在TMS中的运输订单状态发生改变后,TMS系统自动推送通知到ERP/OA系统,实现了系统的集成。

5.2.5多部门/单位的高效协同:

实现了销售与物流部协同,物流部与仓储部协同,物流部与承运商协同,承运商和仓储部协同。

通过信息流、货物流、凭证流协同管理,实现了整体供应链的高效运转。

6、TMS管理建设经验

回顾TMS在两年内的迭代和上线过程,我们获得不少推进企业信息化的感受:

6.1SaaS模式适合对外包组织的管理:

中建信息在选择独立部署SaaS的TMS前也有很多疑虑:信息安全问题、服务支持度问题、个性化服务问题。通过驿畅TMS的项目实施,证实了独立部署形式的SaaS化系统完全可以满足企业的要求。敏感数据可以部署于内部ERP系统,通过EDI接口进行数据交互,保证效率与安全兼得。SaaS化的TMS作为企业内部资源管理的ERP系统向外部资源管理延伸和协同的管理抓手,一方面隔离了企业和核心信息不外泄,另一方面满足了灵活可靠的协同管理。这也是本次信息化成功的一个重要原因。

6.2SaaS模式降低信息化成本及风险:

SAAS软件的轻资产租用模式,可以通过很低成本检验一套系统和公司业务管理的匹配情况,进而企业可以根据试用的情况科学判定系统的适用性及后续定制功能的范围。使企业中使用本系统的角色都能直观体验和总结出最核心和本真的需求,减少了项目型信息化开发中需求蔓延及变更的风险。

7、未来物流信息化展望

中建信息所使用的TMS系统作为紧密贴合业务的有机系统会随着业务的发展不断的迭代,形成具有符合自身发展的一套灵活强大的业务支持系统。系统未来将以海量历史数据为资产,以大数据分析推动运营管理优化,通过AI数据分析实现更高层次的数据推动业务的发展模式,为中建信息的蓬勃发展持续助力、赋能。


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