- 提高采购工作效率。服务满意度在很大程度上体现为效率,中心在这方面研发了新的公共资源网上交易系统,以便全方位提升服务水平。新的交易系统实现了内外网的统一,在采购程序上,从受理项目委托、采购文件编制,到供应商签到、开标、评标等环节,全程实现了电子化,使政府采购的公开、公平、公正原则通过电子手段得到最大限度的体现,减少了人为因素,增强了采购程序的严谨性和规范性。
服务是政府采购的宗旨之一。近年来,湖北省宜昌市公共资源交易中心(政府采购中心)(以下简称"中心")时刻将服务作为衡量工作的一个主要尺度,通过树立"为采购人服务、为供应商服务、为经济建设服务"的理念,努力营造"有为有位、竞争有序"的服务氛围,使全体执业人员深刻领悟"工作就是服务、服务体现工作"的道理,取得了良好的工作成效,得到了相关各方的高度评价。
牢固树立务实服务理念
中心结合实际提出了建设"求真务实"的政府采购队伍的文化理念。这种理念可以增强全体员工对集体的责任感和主动性,并以一种积极姿态发挥作用;可以让人感受到一种乐于变革、富于进取的创造力,使中心的工作持续改进和不断创新;可以不断促进中心提高服务质量,提高采购人、供应商的满意度。
积极健康的服务理念促使中心不断采取新的服务措施。
一是对宜昌市政府确定的重点采购项目,组成工作服务专班为采购人开展预约服务、上门服务、跟踪服务等,中心先后上门为该市城投公司、住建委重点办、开发区的重点采购项目开展咨询服务并开辟绿色通道服务,受到了广泛好评。
二是规范文明服务用语,将各个部门的文明用语汇总,把重要且实用的语言列出来,让每位工作人员牢记并在工作中运用。
三是在标前、标中和标后及时听取各方当事人意见,由相关人员对反馈的意见作出回答,在各方感到不满意前就解决潜在的问题。
着力规范政府采购程序
规范本身就是高层次的服务。一方面,规范的程序和制度是提供公平、公正服务的前提和保障;另一方面,让采购人和供应商熟悉中心的办事程序,可以帮助大家少走弯路,便于获得便捷的服务。
今年以来,中心围绕"规范"采取了多项措施,目前来看执行效果良好。
一是着力依法规范采购程序,特别是细化了中心内部采购流程的各个环节,从接受委托、发放采购文件、开标到合同执行,每个环节都制定服务流程,经过反复修改,出台了《政府采购招投标工作操作规程》,明确了各种采购方式的各个环节由谁办理、如何办理等相关要求,提醒采购人高效办理采购事宜,引导供应商科学、便捷地投标。
二是改变了过去采购文件由中心编制,采购人确认后直接对外发放的方法。在采购文件制作过程中增加了专家参与的环节,例如举行标前沟通会,所有采购文件只有在采购人、中心、专家均认可签字的情况下,才能对外发放,这样的做法使得采购文件的制作过程更加规范,发放的采购文件更加公正合理。
三是改变评标现场的管理模式。过去评标现场一直由中心工作人员从头到尾进行管理,不仅耗时耗力,而且有些采购人也不太愿意。今年,中心对评委进入实质评审后的过程进行松散式管理,把评标现场交给评标小组组长和现场监督方,中心只派人做一些辅助性工作。从实施情况看,评委的工作责任感增强了,中心的工作效率和质量提高了。
大力提高服务满意度
中心将提高服务对象的满意度作为追求的最终目标,主要从提高效率、增强透明度和加强对服务有效性督查三个着力点入手,结合实际采取了下列措施。
一是提高采购工作效率。服务满意度在很大程度上体现为效率,中心在这方面研发了新的公共资源网上交易系统,以便全方位提升服务水平。新的交易系统实现了内外网的统一,在采购程序上,从受理项目委托、采购文件编制,到供应商签到、开标、评标等环节,全程实现了电子化,使政府采购的公开、公平、公正原则通过电子手段得到最大限度的体现,减少了人为因素,增强了采购程序的严谨性和规范性。
同时,系统开发的一些新的辅助功能,在很大程度上减轻了供应商的负担。比如,开发了功能强大的电子标书数据管理系统,供应商在投标时只需要递交两份纸质投标文件(一正一副),不必再提交大量的副本文件,既做到了节能环保,又给供应商参加政府采购提供了极大的便利;开发了短信服务平台,可以及时将采购公告、补充文件或一些临时性信息以手机短信的形式通知供应商;系统还引进了高安全性的CA锁作为供应商身份认证和投标文件加密的手段,在投标文件导入环节系统能够自动查找并识别投标人的投标文件,缩短了开标的时间,提高了供应商递交投标文件的安全性。
二是增强采购过程的公开透明度。提高公开透明度的过程也是提高满意度的过程:让大家都了解采购程序,无论谁有意见都可以顺畅地表达并得到满意的答复,大家对中心的工作也自然而然就会满意。
实践中,中心通过走访、座谈、问卷调查等一系列方式和途径加强与广大供应商沟通,积极宣传中心的采购规程,并广泛听取大家的意见。在此基础上,中心形成了一种与供应商之间有效互动的工作机制,让供应商亲身参与到采购过程的各个环节,以阳光见证"阳光"。
三是加强对服务有效性的督查督办。服务措施是否被及时、准确、到位地执行,是服务对象能否获得满意服务的关键一环。中心重点强化了对服务有效性的督查,责成专人对工作人员在执行文明服务流程、服务用语、采购注意事项等细节进行督查,努力使文明服务内化成每位员工的自觉行为。
中心还鼓励供应商、采购人和专家对工作人员的服务行为进行监督,每次采购活动结束,项目负责人都会就本次采购服务满意情况征求各方的意见。通过各方的反馈发现问题,督促相关人员及时改正和完善自己的工作,不断把采购活动组织好,把服务工作做细。
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