- 采购应当是一个在阳光下进行操作的行为，这里有信息的“阳光”，资质的“阳光”，流程的“阳光”，价格、品质、效率……
采购应当是一个在阳光下进行操作的行为，这里有信息的“阳光”，资质的“阳光”，流程的“阳光”，价格、品质、效率……
传统的酒店采购往往存在成本难以控制、采购周期冗长、信息共享程度弱、监控困难等弊端。如何克服传统的酒店采购弊端？如何将“阳光”引入到酒店采购体系？如何让连锁酒店的采购业务模式得到业主方的认可？我认为酒店急需建立一个信息化采购平台，在这样的平台上实现我们对酒店采购的理想化模式。
传统采购之弊端
酒店采购的同行们可能都有这样一种感受，那就是坐在了酒店采购的位子上就好像就坐到了被告席上，为什么这样讲呢？那就是：使用部门对我们所采购的物品质量总是不满意；财务部门始终觉得物品在价格上还没有达到最底线；酒店业主对我们的采购方式不放心，总觉得背后会有什么“猫腻”。其实，这些想法我认为都是正常的，而这些正常来自于传统酒店采购所存在的一些弊端与缺陷。
酒店的传统采购导向，通常是单纯的比价格，认为采购就是杀价，价格越低越好，这显然是一个误区。举一个最简单的例子，同样的一支笔一元钱，使用周期是一年，而另外一支笔可能是一元二角，但使用周期是两年，你说哪个价格更划算呢？显然，不仅是看价格，还要看价格背后的因素。传统的采购管理思路，只限于单向的采购交易，而缺少完整的供应链管理体系。在传统的采购方式上，可以看到这样的采购的流程，从相关的使用部门请购到采购部门的询价、供应商的报价，再到审批，送货、验收，财务部门收账等这么多的环节，一旦流程上某个环节出现了问题，那么，就有可能导致整个采购工作的停止。
综合传统采购模式存在的弊端，我认为，传统的采购方式周期较长，从而降低了采购工作的效率；而匮缺的供应商资源也导致了采购渠道的不畅通，此外，采购资源的共享程度弱，不透明，各自为政，这个酒店采购物品的价格是多少，只限于这个酒店知道，其他酒店如何进行同类物品的采购，价格如何，缺少这方面信息的交流和共享。不能适时对供应商的价格、质量和服务进行跟踪，监控困难，公正性无法保障。而当一笔交易结束后，也没有全面的数据分析，更没有专门的数据库对其有效的储存、分析与比较，采购的规模效应无法实现。
“阳光采购”
如何克服以上这些传统的酒店采购弊端？如何将“阳光”引入到酒店采购体系？如何让连锁酒店的业务模式得到业主方的认可？我认为酒店集团急需建立一个酒店采购的信息化平台，在这样的网络平台上实现酒店采购的理想化模式：公开透明、高效规范、降本节支、信息互动。
信息化平台可以很好的实现采购标准的公开，价格的透明，采购过程的高效率，在这样的平台上，能够充分借助于规模采购的效应，实现降本节支的目的，实现信息共享、资源共享。具体体现在以下四个方面：
第一，价格公示，能够把我们在采的品种的价格公开化，另外，可以吸引更多的供应商参与进来，多样化报表及全面统计、稽核；第二，可以广开供方渠道，多种价格的交互报价模式，可以占领价格谷底；第三，可以实现无纸化在线申购、订单协同、送货、结算，并可时时查询监督，采购供应链全程上线没有遗漏和偏差。第四，可以及时发布近期采购的动态、展会的资讯、新品介绍等信息，并开辟专栏，与成员酒店、供应商加强经验交流与信息互动。
2006年3月，金陵饭店集团和国内著名的软件公司合作开发的“金陵中央采购网”正式上线运行。平台包括四个模块，也就是从四个方面实现“信息化管理”，它们是：采购寻源、采购协同、供应商绩效管理和采购的审计与监控。
一是采购寻源，任何一家真正有实力的企业都可以通过“金陵中央采购网”这个便捷的途径，依靠优质的产品、合理的价格成为金陵集团联合采购供应商。“金陵中央采购网”的首页相当于一个擂台，供应商可以看到目前金陵饭店需要采购的产品的规格型号、数量等相关信息，并通过注册、报价等环节进入这个平台参与竞争。
二是采购协同，由成员酒店、供应商、中央采购中心等多家参与，包括招标通知、询价报价、实时订单、送货、验货等程序。金陵连锁酒店需要订购任何联合采购产品，只需点击申购，输入数量，确定送货时间、地点等信息，采购中心按规范将订单转发至供应商，供应商按照订单要求送货，酒店验货、收货、结算。成员酒店、采购中心、供应商可以随时查询所有的订单的具体信息，无遗漏、无偏差，实现“无纸化”办公。
三是供应商绩效管理，金陵连锁酒店通过网上填写问卷、打分等方式考核联合采购供应商的产品质量、送货速度、售后服务等，从而形成科学、高效的供应商关系管理系统。奖励好的供应商，及时发现有问题的供应商，优胜劣汰，最终目的是供需双方共同发展，建立长期合作关系，实现双赢。
四是采购审计与监控，网上全程监督跟踪，确保廉洁高效。不仅仅通过上述的三个方面来实现“信息化管理”，还需要确保“信息化管理”在“阳光下运行”，全面实现阳光行动。因此金陵集团创造性的提出“阳光运行控制系统”，对以下七个方面进行监控与审计：
A. 注册供应商审计：某一时间段内的供应商注册数量。
B. 供应商认证审计：某一时间段内供应商的认证数、以及认证不通过的原因。
C. 报价审计：某一时间段内的报价处理情况、超出标准处理时间的次数以及报价不采纳的原因报告。
D. 产品价格清单的全部公开。
E. 供应商考核审计：设定考核问卷和模版，考核过程及结果公开。
F. 投诉审计：某一时间段内的投诉状况、投诉处理状况及处理反馈。
G. 采购过程审计：某一时间段内申购状况、订单状况的统计。
信息化呼唤具有现代意识供应商
目前的采购供应市场正面临着重新洗牌的局面，一些非传统酒店行业的供应商正大举进入酒店行业，金融危机以来，很多过去做出口贸易的供应商面临出口量的削弱，既而把眼光转移到国内市场，它们具有产业化规模经营、生产成本低、操作规范标准、国际化程度高等优势，这些无疑将对传统酒店的供应商造成很大的冲击。那些作坊式的、拼凑式的、“皮包公司”等缺乏现代意识的供应商将面临被淘汰出局，这意味着酒店采购的供应商素质将得到整体的提升，酒店采购的供应市场将会变得愈加规范和标准。
未来，我认为会有越来越多的酒店集团建立这样的采购信息化平台。继金陵以后，上海金茂凯悦集团、开元旅业集团都相继建立了自己的电子采购平台，上海的锦江集团目前也准备上线，河北的城建集团也在积极筹备中……越来越多的酒店集团已经意识到酒店采购信息化的重要性，而更多单体酒店的采购也会逐步选择或加盟到酒店集团的规模化采购中以降低自身的采购成本。
酒店采购需要信息化，信息化正在呼唤具有现代意识和战略眼光的供应商。前些年，一些酒店供应商并不看重网络将给各自经营上带来的改变与优势，如今情况已发生了质的飞跃。现在，为数众多的供应商们可以熟练的在网上进行报价、下单、接单，他们在企业内部管理的规范化、操作流程优化等方面也正在进行着积极有益的探索以适应即将到来的变化。
我相信，未来酒店集团之间的竞争除品牌、客源市场和人力资源外，将会更多的在酒店供应链的管理及采购信息化间展开，酒店采购信息化将成为酒店核心竞争力的一个重要方面，会被越来越多的酒店经营者们重视和青睐。
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