- 不久前，记者来到上海实业外联发国际物流有限公司的库区，偌大的库区里安静得没有一点声音，在一个库区的一个角落里有几个女工在给洋酒换包装盒。记者从楼下转到楼上，也没有碰到一个库管员，询问陪同参观的 仓储配
不久前，记者来到上海实业外联发国际物流有限公司的库区，偌大的库区里安静得没有一点声音，在一个库区的一个角落里有几个女工在给洋酒换包装盒。记者从楼下转到楼上，也没有碰到一个库管员，询问陪同参观的 仓储配送部总经理裘谷威，他说：“上外物流上了信息系统之后，7万平方米的库区只要30多个库管员，所以你见不到库管员的影子。”
由于位于外高桥口岸，上外物流的业务主要是进出口物流。按照跨国企业选择物流供应商的习惯，没有绝对竞争力的物流商是很难入围的，上外物流总裁徐峰认为信息系统是上外物流的一个“法宝”。
系统带来的第一个好处就是将人力成本降低到难以想象的程度。目前上外物流库区面积 7万平方米，并且这7万平方米的库区是多点分布的，这样规模的库区和这样复杂程度的货品，上外物流在信息系统的帮助下，只需要30多个库管员，通常情况下这些工作至少需要 200个库管员才能做完。
信息系统带来的还不仅仅是降低人力成本，而是对仓库管理模式的彻底改变。
不久前，记者来到上海实业外联发国际物流有限公司（以下简称“上外物流”）的库区，偌大的库区里安静得没有一点声音，在一个库区的一个角落里有几个女工在给洋酒换包装盒。记者从楼下转到楼上，也没有碰到一个库管员，询问陪同参观的仓储配送部总经理裘谷威，他说：“上外物流上了信息系统之后，7万平方米的库区只要30多个库管员，所以你见不到库管员的影子。”
上外物流的信息系统走的并不是“先有公司、后上系统”的路子。2001年5月组建公司的时候，董事会讨论新公司的定位，讨论的结果是要向多点化和网络化发展。物流企业是面向多个客户提供业务的，把客户的货品送达到“客户的客户”，因而物流行业是“多点化” 的，多点化发展需要IT技术手段作为支持，物流离开信息技术支持，价值就会存在问题，确实需要高水准的信息网络支持才能发展。
上外物流总裁徐峰介绍说：“上外物流目前注册资本已经达到1.8亿，在未来的3到5 年内要增加到5到10亿，投入这么多的目的只有一个，就是建立一个全国性的配送服务网络，网络之间联系的紧密性和便捷性要比一般商业网络高得多，所以开始筹备的时候，信息系统的规划与评估已经开始了。”
徐峰“三愁”
一次，徐峰到一家公司考察信息系统，看到这家企业因为上了信息系统，使得企业陷入困境的惨状，直至今天，这一幕还让徐峰心有余悸。这家公司因为自身定位不清晰，选择了不符合自己业务发展的软件，系统上线后发现灵活性不够，结果公司有部分部门用系统，有部分部门不用，仍旧采用手工操作的方式，造成资源重叠。由于投入了上千万元，公司成本变高，生产效率没有相应提升，公司员工提到这个系统满脸都是怨恨的表情。如果推翻重新建设系统，公司资金实力不够；将系统废弃不用，这么大的投入，没有一个领导肯承担这个责任。徐峰感慨，对于软件用户来说，前期的自我定位和对软件产品的选择关系到能不能生存和发展，一个企业定位不清楚，用的软件定位不清楚会导致企业走向死亡。真正到了追究某个负责人责任的时候，员工信心和公司业务实际上已经遭到重创了。
作为上外物流的总裁，徐峰说：“这个系统要上，如果系统实施失败了，我这个总裁也就做不下去了。”他没有把系统全部交给IT部门去做，而是亲自负责整个项目的实施。项目带给他的压力是最大的，为此他花了大量的时间和精力学习IT的相关知识，自己的业务状况需要什么样的信息系统，什么样的供应商是可以信任的。实施过程中的关键点是什么，等等，从组建公司的时候，他就一直琢磨这些问题。到2002年年底一期工程实施结束的时候，徐峰已经成了半个专家了。
上外物流自己的信息技术部门并不强大，主要做一些“办公自动化这样的小应用”，在项目实施过程中是“配合者”，而不是“主导者”。为此，徐峰愁找不到可靠的供应商，选型过程持续了15个月，最终选定的供应商EXE、IBM、Intel无论在技术、信誉还是服务支持上都是靠得住的。
选定供应商之后，徐峰愁讲不清自己的需求。IBM是总集成商，上外物流的流程是怎样的，需要怎样的信息系统，需要双方交流。徐峰觉得自己的人不一定能讲清楚。最后他想出了一个解决办法，需求描述由业务骨干来做，部门领导签字，如果因为需求描述不清楚造成系统修改的，费用全部从部门扣除。徐峰对他们说：“系统上线，你要再说系统不好用我会追究责任，如果你在需求分析报告中没有提到，你拿钱来我给你修改系统，如果需求分析报告中提到了，系统没有实现，那么由IT部门出钱修改。”这下，所有部门领导都紧张起来了。
信息系统中有很多管理理念和国内传统物流公司的习惯做法区别太大，会带来业务层面的权利转移，这是造成信息化失败的最大陷阱。徐峰愁自己的人在意识上跟不上系统里面的先进管理思想。他用当时GE信息化的例子警告部门领导和员工：“革命你们的头脑，无论如何要跟得上系统。”他对自己的员工说，上系统的过程就是对原来操作模式的一次革命性的改变，你要么适应它，要么走人。“我是总裁，不管哪个员工都要掂量一下我的话的份量有多重。”
15个月选定供应商
49家国内外的公司参加了上外物流仓库管理系统项目的国际招标，经过十几轮竞标， EXE公司胜出。“我的标准是软件系统要适合第三方物流企业的业务，选择EXE并不是说其他公司的软件不好。因为EXE提供的软件是适合我们公司未来发展的。”徐峰这样论述自己之所以选择EXE的原因。Oracle和SAP的产品适用于对供应链、生产链的全程管理，擅长对相对定型的产品进行全程管理，比如生产电视机，这样的系统可以实现对从零件采购、零件库存、组装生产到成品库存、成品的供应分拨、物流的全程管理。但第三方物流的货品具有不固定性，没有办法在系统中对货品进行一层不变的定义，货品总是在变，这要求系统具有很大的灵活性，这一点EXE的产品可以做到。
除了EXE外，Intel公司和IBM公司也成为项目的供应商，Intel公司在项目中担当咨询顾问的角色，IBM成为项目的总集成商，负责一期项目仓库管理系统的系统集成和二期项目ERP的集成，在一期实施中对EXE软件做客户化，服务器等硬件也由IBM提供。Intel 当时建了非常先进的物流信息系统，为了利用自己在物流信息系统建设方面的经验，Intel 在国内成立了专门的部门（注：该部门已经关闭）负责物流信息系统咨询，并且在外高桥有成功案例。
找到这三家供应商，上外物流花了一年零三个月。
流程变革
按照上外物流的两年规划，要在全国范围内建立20到30个库区，在上海本地至少要将仓库面积扩充到15万平方米。由于位于外高桥口岸，上外物流的业务主要是进出口物流，目前上外物流 有100多个客户，记者在库区里看到的都是像GM、VOLVO、TOYOTA、苹果电脑、阿尔卡特、XEROX等跨国企业的产品，货品涉及电子零配件、叉车、进口食品、洋酒、工艺品，一家公司甚至把多年的帐目寄放在这里。按照跨国企业选择物流供应商的习惯，没有绝对竞争力的物流商是很难入围的，徐峰认为信息系统是上外物流的一个“法宝”。
系统带来的第一个好处就是将人力成本降低到难以想象的程度。目前上外物流库区面积 7万平方米，并且这7万平方米的库区是多点分布的，这样规模的库区和这样复杂程度的货品，上外物流在信息系统的帮助下，只需要30多个库管员，通常情况下这些工作至少需要 200个库管员才能做完。“你帮我想想，每人看1000平方米的话，7万平方米需要70个人，事实上一个人看1000平方米是不可能看好的，况且，这个人生病了怎么办？”徐峰假设。
然而信息系统带来的还不仅仅是降低人力成本，而是对仓库管理模式的彻底改变。
“你家才有多大面积？你妈妈放的东西你都能找到吗？传统物流就是这样的，甲库管员看管的库存，乙库管员是摸不着头绪的。”徐峰这样比喻传统的管理办法。如果没有信息系统，一般的操作方式是每来一个客户，库管员做一本台帐放在自己的手边，需要拿货的时候就翻看台帐，先看在什么地方，再去取货，一旦这个库管员病假或者辞职，其他人根本搞不清楚什么货品放在哪个货架上。徐峰说有信息系统支持的库管不一样：由系统来管理货品，系统统一指定货品在库区的位置，库管员只要按系统指令去操作就可以了。“这样库管员不用盯在自己的库区上，可以在任何一个库区里活动，可以‘打混仗’，库管员离职了也不用怕。这样有几个好处：首先劳动生产率提高了，其次库管效率和精确度提高离开，最关键的是库存风险下降了。”徐峰说。信息系统让上外物流的库管员由管家的角色变成了按照指令行事“傻子”。
为了适应信息系统系统管理的需要，上外物流建立了一套安全保障体系，虽然没有人去记忆货品的位置，但是设置专人每天盘库，保证信息系统里的信息是准确无误的。用徐峰的话来说，上外物流的员工不是像传统物流企业那样是做库存操作的，他们的主要工作是对进出货品和库存货品进行检查和核对，“这是信息系统带来的革命性的变化，这个变化可以支持上外物流向更大规模发展，如果现在要增加2万平方米的库区，最多只要增加1到2个人就可以全部搞定。”徐峰说。
由于EXE是老牌物流软件供应商，UPS每年会投入巨资购买EXE的产品和服务，因而 EXE软件在物流管理方面积累了大量的经验，所以上外物流的库存管理信息系统的功能远不止于“记住货品的位置”，还有很多其他的功能，比如减货策略，存货策略，满足客户化的需求，现在物流要能适应多客户、多品种、小批次的需求，每一批货品都有自己的物理和化学特性，系统要能提出相应的解决方案。“1000顿粮食很好管理，但1000种电子零部件就难管得多，你要知道每一包零部件放在什么地方，只要一拿错，客户马上就不满意，表示货品放在这里很不放心。对付这样的情况最好的办法就是依靠信息系统。”徐峰说，“我们现在很大程度上依靠这个信息系统揽活，客户看到我的管理模式就很放心。第三方物流不是‘人有多大胆、地有多大产’的。”
库区里的“黑匣子”
在上外物流的一个库区里，记者注意到靠近天花板的地方分布了一些“黑匣子”，上外物流IT部副总经理杨平介绍说：“那是一个射频发射装置，与公司的服务器是连在一起的。物流行业最重要的是对货品的信息管理。信息系统搭建好了，信息具备了，一个新的应用开始浮出水面，这就是IF系统（无线射频管理系统）。”
每一个货品都包含着很多信息，比如一个货品的海关编码中就包括税额、价值等数据，货品的产地属性也跟随数十条数据信息。徐峰不担心EXE软件对数据的管理能力和安全性，在选型的时候他就了解到EXE的另一家客户UPS每年都有几亿条数据信息进入系统，而且这些数据可以在系统中保存至少十年以上。
上外物流分两种方式录入数据，一部分大客户货品进库区之前附带货品数据，只要导入系统即可，但70％到80％的客户货品信息是需要通过人工输入系统的。信息具备了，就可以准确定位一件货品的属性，然后再把这些货品的信息挂在一个外部的平台上，每天更新一次，客户可以通过上网查询货品的状况。
通过IF系统可以大大降低劳动力成本并提高库管员操作的准确性。库管员手持一个无线射频接收装置，按照系统发送来的指令进行操作，通过无线扫描实现人机交流，完成操作后通过手持设备确认，等待新的操作指令。徐峰介绍，IF可以使操作的准确率达到99.95％以上。
目前IF系统还只是在2万平方米的库区中做试点，这里成为一个IF应用的试验厂，库管员要在这里学会如何操作这个系统，然后再在所有库区中大规模普及。
系统助力扩张
上外物流在物流企业中规模并不大，但查一下这家公司的投资方和发展规划就能看出这家公司的“扩张野心”。2001年5月成立的上海实业外联发国际物流有限公司的前身是1992 年成立的上海外联发国际货运有限公司。
2001年，上海外高桥保税区联合发展有限公司和上实物流控股有限公司共同投资组建上海实业外联发国际物流有限公司，投资方一家是上海市人民政府控股保税区开发公司，一家是上海市人民政府控股香港上市机构，背景不可谓不深。上外物流定位于“第三方进出口物流”，注册资本1.3亿人民币，总投资10亿人民币，在外高桥保税区有5.5万平方米的保税仓库和2.5万平方米的集装箱堆场。上外物流组建的时候定位于“多点化”，公司的两年规划是在全国范围内重要城市建20到30个服务点，在上海本地库区扩张至15万平方米。
“现在不是说我们要抢占市场份额，而是我们在享受市场份额，这个市场实在太大了！” 徐峰仔细分析了物流行业赋予物流企业的机会。上海物流发展现在以每年30％的速度递增，原因之一是加入WTO之后，大量进出口物流出现，上海作为核心口岸城市，物流量非常大，现在大上海地区已经成为世界的加工中心，苏州、无锡、昆山一带招商引资的量远远超过上海，物流市场增长惊人。2001年上海港集装箱量600万箱，2002年已经达到840万箱，2003 年会突破1000万箱。目前上海港已经从世界上第五大港爬升到第四大港，并即将成为世界上第三大港。
徐峰认为，在这样的市场机遇面前，不能把企业做大就等于是倒退。目前上海物流格局是：桃浦物流园，是外省市车辆不能进市区，货品在此集散形成的，主要做商业物流；机场物流主要做航空物流；而闵行的物流区是通过高速公路做商业物流和工厂物流；外高桥地区主要做进出口物流，聚集了近80家物流企业，上外物流目前的市场份额约6％。在这样的市场态势面前，徐峰认为上外物流可以做的事情实在太多了。
从2001年5月上外物流组件开始考虑信息化构建，经过一年零三个月的选型，2002年 6月一期项目实施完毕并试运行，2002年底正式上线运行，二期项目（ERP集成）的需求分析同时进行。按照计划，IBM将在2003年3月开始为上外物流实施ERP项目，预计在7 月完成。项目的目标是实现对货品的流程管理，包括运输过程监控、报关过程监控、资金回收以及各种其他服务。到那个时候，上外物流的信息化建设就实现了既定规划的目标，能够成为企业扩张市场的利器了。
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