- 江西江铃汽车进出口有限责任公司（以下简称江铃进出口公司）是江西知名企业；国家512家重点支持的国有大型企业--江铃汽车集团下属的核心企业之一，也是江铃汽车集团公司开展对外贸易和经济技术合作以及技术引进的重
江西江铃汽车进出口有限责任公司（以下简称江铃进出口公司）是江西知名企业；国家512家重点支持的国有大型企业--江铃汽车集团下属的核心企业之一，也是江铃汽车集团公司开展对外贸易和经济技术合作以及技术引进的重要窗口和专业机构。自1998年开始，江铃汽车集团进行了一系列的兼并重组机制改革，集团上下重新焕发了生机和活力，江铃进出口公司更是首当其冲，率先完成了机制改革并逐渐向国际市场拓展。目前已在美国、欧洲、日本、东南亚、中东地区、大洋州、南美地区以及非洲地区等国际市场，中国二十几个省市自治区建立有生产基地和销售网络，经营和代理进出口各型汽车，各种汽车零部件及其附件、铸件、锻件和其他机电产品、同时经营技术转让、项目投标、合资合作贸易、补偿贸易、许可证贸易、汽车及其零部件保税贸易。
实施信息化管理的动因及系统选型
自1998年特别是自进入二十一世纪以来，江铃进出口公司业务量快速增长，营业额大幅攀升。企业快速成长势必对企业各项管理水平提出更高的要求，江铃进出口公司意识到只有夯实管理基础，企业才能取得长足稳定的发展。经过对国内外经济环境的分析和对自己现状的剖析，江铃进出口公司从上到下都清醒的认识到以下问题：
一、中国加入WTO后，随着全球经济一体化潮流的快速蔓延，国有企业尤其是外向型国有企业必须面对全球经济的大潮，面临更加激烈的国际化竞争。这场竞争不仅仅是人、技术、产品、服务、市场的竞争，更是一场管理思想、经营理念和信息化程度的竞争；
二、在现有形势下，公司原有的企业管理模式已显得力不从心，已经给公司的进一步快速发展造成了一定的阻碍。例如，市场需求分析缺乏准确的数据依据和科学的统计分析；销售计划往往靠经验判断，难以反映市场的需求；大量留货造成库存积压，加大企业流动资金的占用；部门间的各类报表都是一些滞后数据的汇总，无法及时给管理者提供市场的变化情况；
三、必须立足于本公司的现实，借助优秀管理软件供应商的丰富经验，引进国内外先进的管理理念，在整个江铃进出口公司构建一个架构完善、功能齐备的信息化系统，建立起一整套的信息化管理平台。
基于以上的认识，江铃进出口公司决策层决心下大力气实施企业信息化工程，彻底解决企业信息流、物流、资金流梗塞的"顽症"，构建江铃进出口网络化信息管理平台，支撑其业务发展和经营决策，提升企业对市场的快速反应能力和竞争力。
在全面实施企业信息化工程之前，江铃进出口公司聘请多位专家对自身信息化需求进行深入的分析：江铃进出口公司是一家大型外向型企业，机构部门较多，业务流程也较为复杂。但公司现有硬件环境较好，公司员工整体素质较高，计算机水平也普遍较高。公司原有的财务软件和MIS系统已经不能满足日益增长的业务需求，为了使公司快速提高效率、降低成本、合理配置资源，势必要选择合适的管理软件产品。经过深入细致的分析，江铃进出口公司对实施管理系统项目提出了以下选型需求：
●利用先进的信息技术和与管理思想对公司业务流程进行优化。使公司的在市场的反应速度、对进出口业务的处理效率、控制成本、抵御贸易风险等方面有较大幅度的提升
●为实时掌控公司的进出口业务流程提供强有力的支撑。需要管理系统让相关负责人能够随时了解所有关键业务进展中的资金流、信息流、物流以及贸易文件（包括合同、许可证、申请书、信用证、委托书、投保单、转款通知书、结算单等）的执行情况，同时也能够掌握各关键流程中的参与部门与有关人员的工作进度。
●实现综合查询和决策支持功能。依靠管理系统实现包括成本分析单、进口单据、出口单据、资金数据、统计分析、进出口数据、计划额度、供货商信息、国内外客户信息、商品资料等项目在内的快速查询，并以此为公司管理层的快速、正确的决策提供科学的依据。同时，对远期收汇等流程，希望能有预警功能，及时提醒有关责任人。
●对采购样品和客户资料进行条理明晰的数据库管理。在公司日常业务中，要进行经常性的设备、原材料和汽车零部件采购，公司需要随时明晰采购状态，并对采购样品进行分门别类的管理。在这部分需要中，由于客户类型较多，江铃进出口公司希望对客户公司的性质需要重新设置，如不仅仅是进口商，出口商，经销商等，而是有汽车零部件经销商，拖拉机零部件经销商等等。
●实现公司内部单据的审批流程。需要系统能够根据预先设置的审批条件，对公司内部的包括报价单、合同、执行定单、采购合同、付款通知单在内的文件和单据进行审批。
●在部分模块中实现与Microsoft Office的集成。根据过去较多的运用EXCEL表格、WORD文档的实际情况，江铃进出口公司还提出一个特别要求：希望在部分页面能与WORD、EXCEL有链接，实现与Office的集成，以充分利用原有资源。
●加强人力资源管理。公司目前没有人力资源档案管理，也需要利用管理软件系统对人力资源和岗位设置进行科学的管理，以明确各层次人员的权限和岗位职责。
●要求系统的有一定的灵活性和良好可扩展性。虽然目前产品系列还不是很多，但会在近期加强出口力度，增加进出口产品系列，所以要求系统对未来碰到的情况也能应付自如。
在确定了信息化系统的方向后，江铃进出口公司开始了产品的选型。目前国内市场管理软件供应商不在少数，面对众多国内外知名的供应商及其管理软件软件产品，江铃进出口公司进行了认真的考察和甄别。当时在与宏桥科技的接触中，江铃进出口公司了解到，珠海宏桥高科技有限公司（以下简称宏桥科技）的宏桥ERP-外贸管理系统已在中国多家外向型企业里成功实施，并取得了令用户满意的应用效果。在招标过程中，宏桥公司凭借其汲取多方精华的具备"中西合璧"管理思想的软件产品，与国际主流技术同步的软件技术，能充分满足外贸行业应用需求的解决方案，以及在中国外向型企业用户中的良好口碑脱颖而出，顺利的签下了该项目。
宏桥科技的解决之道
在接受该项目后，宏桥科技在仔细分析研究了江铃进出口公司的组织结构、部门职能、业务流程和经营运作模式等方面的详细情况后，提出符合江铃进出口公司特点和需求的信息化管理整体解决方案。本方案本着以改善江铃进出口公司的业务流程、优化内部管理、提高企业核心竞争力为目的，力争做到满足江铃进出口公司在进出口业务中的实际需求。
一、总体目标
江铃进出口公司ERP系统的目标是依托现代计算机网络和信息处理技术，构建高效、敏捷和畅通的贸易网络，科学地利用与调配网络中的各种资源（包括资金、销售商、供应商、物品、运输和信息资源等），并有效地进行控制，快速跟踪市场需求的变化，最大限度地满足客户的需求，为客户提供优质的产品和服务。通过销售网络的逐步扩展，增大市场份额，为企业创造良好的经济效益。
● 先进性与实用性：即能满足目前的需要又能适应未来的发展；
● 开放性与标准化：基于标准的开放，为明日的升级、改造留有空间，保护用户的投资；
● 灵活性与可管理性：系统的管理必须功能强大，操作简单，容易上手。
● 利用管理系统的外贸业务专长，全面优化重组包括进出口在内所有业务流程。
二、项目实施思路
ERP项目是一项庞大的系统工程，它涉及到企业管理的方方面面。江铃进出口公司的领导层清醒地认识到，企业的管理绝不是一个ERP软件能够解决的问题，企业实施ERP就是要应用ERP先进管理思想和方法，彻底革除一切不适应市场经济发展的落后管理模式，全面提升企业的管理水平，增强企业的整体素质。江铃进出口公司的具体做法是：
1．立足企业管理创新，促进企业管理的提升
ERP实施成功的关键是用ERP先进的管理思想和方法去规范企业的管理行为。如果不立足企业管理的创新，ERP就不能成功。由于计划经济管理模式的烙印和管理手段的落后，江铃进出口公司的管理工作中存在许多不适应市场需求的弊端。以仓储管理为例，物品的管理还基本停留在"结绳记事"的原始方式，这样的管理方法无法适应瞬息万变的市场需求。江铃进出口公司痛下决心，坚决摒弃种种落后的管理方式，从管理思想到管理流程都按照宏桥ERP的要求，按照市场变化的要求进行全面的创新。
为了确保江铃进出口公司顺利成功实施ERP项目且在日后运行中真正发挥作用，，宏桥科技着重为该公司“进口业务”、“出口业务”、“储运管理”、“资金管理”等重点业务确定了合理的业务流程，并利用宏桥自身在外贸领域的丰富从业经验和外贸业务管理系统在外贸领域的良好匹配度和适用性，对江铃进出口公司的资金流、物流、信息流（包括“单据流”）甚至“人力资源流”进行了优化重组，以完善江铃进出口公司的成本控制体系、工作流程控制体系、风险管理体系和客户管理体系等。这些工作的目的很明确，都始终围绕如何提高进出口业务效率、降低成本、预防风险、同时增加业务的收益来进行，同时也要为江铃进出口公司的未来发展打下良好的基础。
以进口业务管理中的进口业务模块为例，在实施项目前，江铃进出口公司进口业务的手工操作流程是：以书面的形式接受委托——对外询盘——作贸易登记表——联系有关进口单证的申请开立——办理进口文件（如支付委托、运输委托等）——委托储运进行进口报关运输——作结算单。
在深入分析后，宏桥科技对江铃进出口公司进口业务的手工操作流程进行优化：
①在〖国内销售/国内销售录入〗中录入客户的委托内容，可以草拟进口代理协议；
②业务员将收集的资料包括价格等，在〖客户管理/国外公司录入〗和〖商品管理/商品资料录入〗中进行登记；
③在〖国外收购/进口合同录入〗（贸易登记表）中制作进口合同申报审批，审批的同时进行成本分析；
④审批同意以后在〖国外收购/进口信用证录入〗中填写开立信用证的相关内容并发送审批；
⑤在〖国外收购/进口单证制作〗中录入、打印有关进口单证，并委托储运部进行安排运输事宜，保证货物安全、及时到达用户；
⑥储运部在进口报关完成后在〖国外收购/进口单证回填〗中进行回填，业务员通过共享设置，查询相关资料；
⑦ 业务员在签订进口合同后，在〖资金管理/收款通知单录入〗中填写收款通知，财务人员在收到转入的货款后，在〖资金管理/收款登记录入〗中登记收到的金额，业务员通过查询功能进行查询，了解转款情况；业务员在〖资金管理/付款通知单录入〗填写付款通知单，交财务，财务同时可以查询到整个合同的付款情况。
经过以上优化后，减少了内部流转单据，提高了信息的共享程度，使信息资源充分的在内部流转。同时通过全限和共享的设置又保证了信息的安全性。
2．坚持以人为本，提高企业的整体素质
企业管理的核心和决定因素是人。在ERP实施过程中，必须坚持"以人为本"的原则。首先，企业再好的管理制度，再合理的业务流程，都是要靠人来执行的，所以ERP的实施必须与员工业务素质的提高同步进行；其次，改革后的业务流程也必须发挥人的创造性，培养员工的责任感和事业心。江铃进出口公司在ERP实施过程中特别注重员工的培训工作。在项目实施和咨询顾问等人员的积极努力下，宏桥科技对所有使用系统的管理人员进行了多次培训，讲解ERP系统的原理和作用，并深入到管理现场详细培训ERP系统各程序的操作方法和使用后的益处，使江铃进出口公司各级员工很快认识熟悉了ERP系统的真正作用及使用后为其带来的便捷。新系统很快在整个公司普及，物流、信息流、资金流更加畅通，增强了企业对市场的应变能力，企业的整体素质大大提高。
3．立足企业实际，稳步推进信息化进程
ERP项目是一个高投入、实施周期长、投资回收期长的巨大工程。企业一定要量力而行，根据企业的实际需求和长远发展目标，制定信息化建设的长远目标和阶段性目标，分步进行实施。这样才能化解风险，积极稳妥地推进企业信息化进程。在宏桥科技的大力支持下，江铃进出口公司根据企业的实际情况将该ERP项目分为两步实施。第一步以建立畅通的物流、资金流、信息流为目标，构建以计算机网络和信息技术为依托的完善的进出口网络系统，实现信息资源共享，打破制约销售管理的瓶颈，有效地控制采购、销售和库存，合理调配系统资源；第二步以提升企业管理层次为目标，在对销售网络数据分析和汇总的基础上，为企业领导的经营决策提供及时准确的依据。值得一提的是，进出口业务覆盖流程环节繁多，信息容量大的特点，相应的系统初始化工作不容忽视，因为良好的系统初始化才能提供本系统正常运转的各种基础数据资料。由于江铃进出口公司充分认识到了这一点，因此始终都非常重视系统的初始化工作，从而给系统的顺利上线运行提供了有力的保障。
方案应用效果
在经过宏桥科技专家的几次培训后，江铃进出口公司认真录入了有关基本数据，完成了系统初始化工作，宏桥外贸管理系统于2002年7月正式上线运行。从上线后近十个月的实际情况来看，该系统运行状态良好，而江铃进出口公司也至少取得了以下几个方面的效益：
●转变了管理思想，增强了企业的应变能力。宏桥ERP-外贸管理系统是一种先进的国际贸易管理思想的载体，能够提供集多方优势于一身的管理思路，对传统企业的一些“疑难杂症”有着较好的“疗效”。同时该系统也照顾到了东方人的思维习惯和商业模式，国内企业能够较快的适应和接纳。江铃进出口公司通过本系统的相关培训和上线操作，凭借宏桥外贸业务管理系统这座“桥梁”，力争逐步适应迅速变化的国际社会环境和国际市场环境，最终达成与全球经济的无缝接轨。
●优化了企业的组织结构和业务流程。在该项目实施过程中，在宏桥专家的协助下，利用系统所蕴涵的先进信息技术和与管理思想对公司业务流程和企业组织结构进行了优化。与实施前相比，现在江铃进出口公司在市场的反应速度、对进出口业务的处理效率、控制成本、提高员工工作积极性等方面有了不同程度的提升，也进一步加强了企业的凝聚力。
●有效防范了国际贸易经营风险。系统在企业运作流程中增加了风险控制点，每个控制点的控制内容和责任人都落实到位，责任明确。例如出口销售合同的审批，客户类型的受控状态（如客户的信用额度控制）等等。系统设置了预警功能模块，例如远期收汇、应收账款的预警与超时报警、核销预警等，企业可根据管理要求设定预警条件，对不正常业务和事件可由系统自动预警提示，从而实现对经营风险的防范。
●企业的运作更加规范，进一步提高工作效率。系统应用的最基本的管理目的就是减少重复劳动，提高工作效率。系统中广泛利用读取、自动生成等功能，实现了数据一次性输入，反复利用。使广大业务人员从繁杂、单调的单据操作事务性工作中摆脱出来，将更多的精力投入到客户挖掘、业务谈判中去。例如报关及结汇单证的制作，在手工状态下存在大量的数据重复输入工作，使用本系统后应基本做到数据的一次性录入，多次使用。
●提升了管理效率和管理层的决策能力。靠手工对国际贸易业务进行快速、有效地实现跨国域或地域的管理是难以想象的，宏桥ERP-外贸管理系统在江铃进出口公司的成功应用达成了高效、便捷、经济地进行跨国域或地域信息互动。只要在电脑终端就可以实时、快速地了解国际业务的运作状况。另外，宏桥ERP-外贸管理系统中的综合查询功能给管理层的正确决策提供更多的科学依据。
●建立以客户为中心的管理机制。在一个瞬息万变的国际市场中，时间就是金钱。由于在宏桥外贸管理系统的支撑下，江铃进出口公司对进口商，出口商，经销商、其他合作伙伴的情况做到了“了如指掌”，在方便合作的同时，也提升了在合作伙伴中的企业形象，使企业更好地保持国际竞争优势。
●对未来的业务发展做好了准备，降低了系统的总拥有成本。由于宏桥外贸管理系统有良好的灵活性和可扩展性，江铃进出口公司在面对未来几年内的业务扩展（如增加进出口产品系列，扩大客户类型，扩展业务种类等）时也能应付自如，这就提升了该系统的可用性，并降低了总运营成本。
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