- 作者：龚斌/刘文林 近十年来，商业管理不断变革，计算机技术、通讯技术、网络技术、条码技术、IC卡技术的迅猛发展，为其注入了不可抗拒的力量。从封闭柜台开票制到开架条码自动销售制的变革，从综合差价到单品批
作者：龚斌/刘文林
近十年来，商业管理不断变革，计算机技术、通讯技术、网络技术、条码技术、IC卡技术的迅猛发展，为其注入了不可抗拒的力量。从封闭柜台开票制到开架条码自动销售制的变革，从综合差价到单品批次进价的进步，从多级核算到进销分离，从人力资源无从量化到分级定标考核到人,彻底打破了以往的商业运作旧机制,崭新的商业模式即将取而代之。
集团信息系统网络构成
新疆友好（集团）股份有限公司是集团性的大型国有商业企业，主业营业面积为9.8万平方米，经营品种8万余种，现有员工3085人，集团公司总资产10.37亿元，股本总额25664万股，公司在乌鲁木齐市拥有四家大中型商场及一家三星级酒店。这五家下属单位均在近七年来建立了独立的计算机系统，其中天山百货大楼、友好商场属大型零售企业，现已各自建成一套由近45台IBM-POS收款机、POS专用服务器、50台PC、两台HP9000系列小型机、企业级网络设备组成并通过综合布线构成的商场级的商业管理信息系统；天百名店和平价广场属中型商业企业，两家有POS收款机30台，中、高档服务器3台；友好大酒店的酒店管理系统由12台PC及一台服务器构成。集团所属单位的软件平台定位在UNIX操作系统和ORACLE数据库上，各自内部的局域网络主干为百兆以太网，POS系统为十兆以太网，通讯协议采用TCP/IP和遵循IEEE802.3、IEEE802.5标准。除将要进行改扩建的单位之外，凡建立计算机管理系统的单位，均同期建立财务核算和人员考核系统。把系统的效益体现放在第一位始终是集团考虑的中心。
目前，正在建设中的友好集团计算机信息系统网络，由两大部分组成，其一是内部的企业管理Intranet，解决企业内部的三种信息（人、财、物）和办公自动化的需求；其二是在企业有效数据完整的基础上建立与Internet的连接，开辟面向社会的BtoB、BtoC电子商务。将以通过市广电有线线路为主、无线网络为后备的形式组建集团网络的框架，将不同物理位址的下属单位的局域网在带宽许可的前提下以可靠、实用、价廉的方式接入集团广域网；与此同时，为了信息的高度集中管理，制定集团性的商业业务管理标准（包括编码标准、组织标准、采购标准、销售/收款方式标准、库存管理标准等等），通讯标准，核算标准，考核标准，岗位指标标准等。系统建设发展到今天这一步，像所有大型商业单位的计算中心一样，伴随着多年来的酸、甜、苦、辣，如今我们已锻炼出一支能经得起风浪的队伍。
四大管理子系统构成整体
我们知道，流通科技中的商业管理信息系统，其实是一个跨学科的系统工程，在系统建设中，不仅要考虑硬件中的主机、储存、输入输出、通信、网络等设备的选型，以及操作系统、数据库、应用系统等软件的选型，更重要的是必须注意软件与硬件的匹配及软硬件是否满足企业应用系统的需要。此外，还要考虑系统的高性能事务处理能力、商业C2安全等级、先进的技术指标、完善的现代应用开发工具、集成兼容、风险承担等等。
从总体而言，友好集团下属各单位的管理信息系统，由于建设时期的统一考虑，故基本一致，整个系统由销售管理子系统、经营业务管理子系统、财务管理子系统、全员考核管理子系统组成。从1994年投入运行以来，历时近七年。其间曾在1997年为了挖掘企业的综合管理潜力，全面地把初期以物流为核心的管理模式转化到以财流为核心的管理模式上来，我们对系统的软硬件进行了一次较大的升级。现将系统体系简述如下:
1、销售管理子系统
对销售子系统提出的建设原则是：尽可能地提高销售自动化手段，全方位向销售第一线倾斜，要求零售业务处理功能齐全，操作简单，反应迅速，数据传输正确无误。其主要特点有：
（1）采用PC-POS收款机，具有很强的网络特性，可依据不同的使用场合，配置不同的外设，如条码销售配备条码扫描仪、信用卡收款则配置带有磁卡（IC卡）刷卡器的专用键盘，每台POS机配有顾客显示屏、收款打印机、9英寸VGA（或LCD）显示器，自动开启式钱箱等。
（2）采用先进的无线跳频全透明网络技术组成无线POS机，解决非建筑群内的远程销售点的实时销售和数据采集。
（3）POS通过服务器提供的商品档案进行销售，在收款业务中可以处理优惠、 折扣、退货、批量降价、按量付款、金额付款、支票现金、信用卡、贵宾卡结算等日常零售业务。
（4）POS机具备全楼通收功能、权限优惠功能（不同权限者优惠档次不同）。
（5）基于POS网络，实现银行信用卡实时消费功能。
（6）销售收款后的信息通过网络提交给服务器，在每一笔前台销售中，营业员及收款员工作业绩的统计信息将作为全员考核依据 。
（7）销售子系统的POS机采用集中UPS供电管理，避免电源故障影响销售业务，即使商场全部停电，仍可进行4小时的前台业务。
（8）在结构上，销售子系统是相对独立的，所以整个系统的软硬件故障对销售的影响可以降到最小，在系统发生故障时保证商场的基本营业活动正常进行。
2、经营业务管理子系统
随着商品种类的与日俱增，企业内部各流通环节的信息日趋复杂。商业计算机综合管理系统的产生，实现了以商品流转为核心的物流业务处理及单品数量管理体系，以财流为核心的帐务处理及单品进价先进先出的核算体系，以人流为核心的全面指标考核及工资奖金分配体系，从而体现了企业集权管理的现代化。集团下属各单位的商业计算机综合管理系统，概括地说，其主要作用是在企业的经营活动中，实行商流信息的全面、准确、动态的量化管理，它所管理的是商品在进销调存等整个商业行为中的状态，能对每个单品在物流、财流、人流、信息流的全过程和任意节点上进行统计、核算控制和预测。其主要方法是使企业的基础管理与数据的采集、传递、处理、存储和查询，能够及时准确地反映单位的经营活动，改善宏观控制和综合分析手段，从而加速资金周转，提高经济效益，优化库存管理，合理科学地实现奖惩分配。
在经营业务管理系统中，商品流转管理是企业计算机系统的主线，它包括合同、计划、进货、物价、盘库、退货、零售与批发、结款、统计报表、经理查询、人事管理、计划管理、固定资产管理、工资管理、考勤管理等项目。实质上即是整个企业的经营业务管理系统围绕着“经销优先的单品、进价、数量、先进先出的核算体制”为中心，来展开整个物流、财流、人流与信息流的工作进程。
3、财务管理子系统
当企业物流管理达到一定层次后，其中心工作必然转向财务核算体系，只有当财务人员摆脱大量的帐务活动后，认真作好财务分析，企业才能从管理上出效益。现在企业的财务管理子系统和物流系统，通过接口方便地使各种凭证自动生成，达到手工记帐电算化。其实，财务管理分为帐务、核算和资金分配三大部分。其内容包括建帐、对帐、凭证生成、应收应付总帐管理、往来结算、内行资金分配、计算、分析、查询、处理、自动报表生成等项目，并将财会科目属性、指数、常数、税收、计算公式等作为可维护性档案加以保存。
4、全员考核管理子系统
集团从1998年开始在天山百货大楼展开全员考核，并在此基础上推向整个集团。全员考核的两个重要条件是考核数据及考核标准，考核工作的本身是一个不断接近真实，追求公正的过程。考核指标的公正性和个人成绩的真实性是体现考核工作成败的关键，没有计算机系统是无法采集到如此之大的信息量，也无法完成全员的工作业绩考核。给考核工作带来了真正的生命力，给企业的经营管理带来了巨大的活力。
商业企业计算机管理从哪入手？
运用流通科技的计算机手段，能够从多方面、多角度对生产经营进行控制和提供服务。而商业企业的生产经营活动主要表现为商品购销存业务的发生，所以对商品购销存的管理是商业企业最基础的管理工作。我企业的计算机管理主要是从这一基础工作入手，通过几年的完善，在实践中获得了较好的效果。
1、商品购进的管理
商品购进是企业经营活动的开始，也是计算机初始建档和数据采集的开始。它从计划管理及合同管理入手，将这两方面的资料先输入计算机，对以后的商品购进实施控制和监督，并考核其执行情况。商品到货后必须输入计算机进行管理，否则无法进行销售。这一管理又从三个方面进行：
（1）编定供货商编码，建立供货商档案，为企业今后组织货源提供信息。并且通过供货商档案管理，可以清楚了解该供货商所供商品的品种、数量、价格，合同执行情况，商品销售情况，货款结算情况等多方面信息资料。
（2）编定商品编码，建立商品明细帐、库位帐，通过商品编码确定该商品所属的部门及小组，确定商品的实物负责人，从而对商品进行明细核算。
（3）编定商品类别编码，将商品按国家统一的分类标准进行分类，用来考核大类商品的购销情况，并能够提供同期对比数，完成统计数据的自动交换和报表生成。在以上编码中，商品编码是最基本码。对商品的数量、金额进行购销存全过程的控制及核算是从商品编码的编定开始的。
2、商品的价格管理
在市场经济环境中，商品的价格受到多方面因素的影响，其进价和售价都具有不确定性，如果没有计算机管理很难控制。商业零售企业传统上采用的都是售价金额核算，通过综合差价率的计算结转销售成本，这一方法虽有其科学性，但具体到每一商品的价格管理确有很多漏洞。由于市场价格的波动性，使得过去的统一加价率、固定的商品定价体系不复存在，造成在商品销售和商品盘点中人为因素很大。我们采用计算机进行的商品售价管理主要包括三个方面。
（1）商品定价，主要确定商品的加价率和加税率，商品的进价乘商品的加价率和加税率后形成售价。
（2）商品的变价，主要用于控制正常差价范围内的售价升降。在商品销售过程中，由于随行就市带来的价格变化，通过这一窗口， 只能调整商品的加价率，而不能调整商品的进价和加税率。
（3）商品的削价，主要用于商品的削价管理，这个窗口的进入必须有较为严格的审批手续。商品的售价管理通过以上三个窗口进行控制，各收款机在销售发生时只执行现行价。
在商品的进价管理中，主要执行的是批次进价，如同一商品售价相同而进价不同时，采用先进先出法核算商品的库存金额和结转商品销售成本。
3、商品库存的管理
商业零售企业由于所经营的商品品种较多，商品购销发生较频繁，对库存商品的管理和控制一般是以会计售价金额核算、柜组实物负责制的形式完成的。这一核算形式对库存商品各品种的实物量的增减变化情况和余额不能进行反映，只有通过盘点来核对实物库存与会计库存金额是否相符，如发生商品的溢、缺和货款长短，不易查明原因、明确责任，其根本原因是没有建立起帐款衔接的能够反映库存商品实物量变化的原始记录，即商品明细帐，如果手工设帐工作量非常大。我们通过计算机管理很好解决了这一矛盾，同时又能保证单品进价核算、售价监督，柜组实物负责制不变。
（1）库存商品明细管理
通过商品编码，建立各部门、各小组的库存商品明细帐。在管理中，库存商品帐反映两个方面的库存情况，售价库存和进价库存。售价库存通过与会计金额帐的衔接，监督各商场及小组的实物库存。同时，通过收款系统的管理，控制商品的销售价格，及时记录商品售价库存的变化。进价库存主要用于成本核算，通过选定的成本计价方法，结转已销商品的实际成本。在库存商品明细帐中又分设经销商品库存、代销商品库存、联销商品库存。
（2）商品库位管理
在库存商品的管理中，还可以明确商品所在库位，可分设大库存货、批发存货、小组存货，进一步明确了商品的实物所在地和责任人，方便了批发零售之间的互相调货，通过库存查询可迅速了解商品的存货量和存货地。
（3）商品的盘点对帐
通过计算机管理系统与实物存货对帐,是计算机系统内的一项重要管理内容。它能够真实反映商品的实存情况，原因是计算机对商品的数量和价格都进行着监控，这是过去零售企业会计对帐所做不到的。用计算机核对各小组实盘库存是否与系统内结存情况相符，不仅是对商品购销过程中有无问题的监督，同时也是对计算机系统运行结果的监督和总结，是保证整体系统连续运行的重要环节。通过盘点，商场的全体经营人员都在关心所反馈的信息是否正确。具体核对方法是只需将商品的实存数量和商品编码，通过盘点对帐窗口输入计算机，计算机内就会自动完成对帐工作。首先将数量相符的进行勾销，将不相符的按商场、部门、小组的顺序打出对帐调整表，表的项目有长短数量、进价、售价、长短金额。同时还按商品实盘录入的全部商品数，分商场、部门、小组打出盘点金额（有进价金额和售价金额）和计算机内存商品金额对照表。这两张表的差额部分应相符。通过对帐可以检查商品的帐货相符率。相符率高的部门管理工作相对做的比较完善，各项手续制度比较健全，经理及核算员对计算机系统有正确的认识。反之在基础工作上不是没能配合好，就是自身管理有漏洞。从中可以反映出问题，暴露矛盾，改进工作。
4、商品销售的管理
（1）实现销售款通收
在商品销售环节，由于采用了联网收款机系统，数据的采集、发送、接收都在同一网络中进行，已经达到全营业场销售款的通收，也就是顾客所购商品，可以在商场内不同楼层任一收款台交款，极大地方便了顾客。由于记录的完整性，收款员的收款、交款、对帐、查询都有详细的依据可提供核对，不会出现由于通收而带来收交款混乱。一旦出现问题，可以清楚地查到销售的发生时间、收款人、开票人、收款找零情况等信息。
（2）收款员与营业员之间通过各自的对帐明确权责
计算机系统每日要对当天的销售情况打出两种对帐表。一种是以商品品种、数量为单位汇总出的各商场、部门、小组销售情况对帐表，报表内容有营业收入退出的销项税、商品销售收入、商品销售成本、商品销售毛利、毛利率、销售折扣，这张表主要用于各小组核对当天销售情况和会计用于填制记帐凭证。另一张表是以收款员收回不同资金的形式汇总产生的收款员收款情况表，表的内容有现金、支票、信用卡、银行汇票等，主要用于收款员对帐和分配销售款用。这两张表反映了同笔销售业务的两个方面。一是库存商品减少了多少，二是销售款回笼了多少，总金额必须相符。这就保证了营业款的真实准确性，同时明确了权责。营业员就是负责商品的安全，管好自己所管的商品，商品出现长短是营业员的责任。而收款员就是按价收款，价格方面的问题由收款员复核，收款实际上是在按计算机内的商品定价收款。这样营业员与收款员就形成了相互监督的关系，这种关系又通过各自的对帐来体现。
（3）明确商品销售中的让利与退货权限
采用计算机管理系统，实现对商品销售中的折扣让利非常方便，并且准确无误，但这一功能必须要设定权限，限定使用范围。
首先，我企业对收款机设有五档钥匙，前二档由各商场经理掌握，后三档由总经理掌握，实现折扣让利必须先授权。其次，可以完成随机性打折和定期性打折。如某商品或某一系列商品在10天之内实行5折优惠，到期恢复原价，只需在计算机中心进行授权就可以完成。再次通过计算机的记录，可以准确统计出折扣让利金额，无需对每种商品都作价格调整。
另外，在销售款的管理中，为了避免退款的随机性，就必须对退款进行控制。在发生顾客退货时，要有指定授权人在退货销售票据上签字，收款员方能退款。在退款完成后，每天要核对退票笔数及退票手续是否符合规定，同时可以查询到收款员的退货记录。
以上是对我企业计算机管理系统实际应用情况的简介，而计算机系统实际所能提供的功能项目不止以上这些。在此不再赘述。
若干应用体会
1、在现代管理与流通科技组成的商业计算机综合管理信息系统中，人，仍然是第一重要因素。
商业管理信息系统是一个社会经济系统，一个不仅含有流通科技中的软硬件，还包括管理体制、现行制度和管理者本人在内的“人机系统”，存在着很多非技术因素带来的问题，因此，人的因素是第一重要的，其中应该包括领导层与开发维护层。
（1）领导重视是系统的基本保证。
商业计算机系统的运行给企业经营管理带来了崭新的面貌和生机， 与此同时，也涉及到市场经济的方方面面，加之新生事物所造成的某些转轨会引起经营活动中的非议。如果得不到领导高瞻远瞩的肯定，付之以实际的支持，系统的生命期将是短暂的，甚至可能中途夭折。我企业系统的成功与领导全方位的支持是分不开的。
（2）复合型专业人员是系统正常运行的灵魂。
开发维护层包括系统的分析、设计、实施与系统维护人员，他们不是一般的技术人员，应是一批既懂管理又懂技术的复合型人才，具备较宽的知识面，懂得行为心理，还能做好人的工作，了解管理体制，能吃大苦耐大劳，是献身于事业的精兵强将。我们拥有一支自已的复合型人才队伍，可以这样地讲，离开了这支队伍，系统的生存将失去灵魂。
2、从自身的特点作好系统的需求调研。
各商业计算机管理系统有其共性，但因地区、规模、经营方式、收款方法、项目资金投入的不同，个性往往也比较突出，所以必须搞好适应自身特点的系统需求调研，需求调研的成败将直接影响系统运行的特性。例如系统整体的科学性、实用性、可扩充性、安全性及性能价格比等等。说得简单一些，需求调研就是搞清商场有多少业务要交给计算机去做，各业务之间的相关关系以及工作流程又是如何进行的。因为整个系统的基础是建立在需求之上的。
3、整体员工观念改变及管理模式的调整十分重要。
为了尽可能得到完整的商业信息，要动员全体员工了解和提供商品信息，这些基础工作改变了员工以往的观念。当日常的业务转到计算机上后，各种信息的流、报表的生成和传递方式均发生了变化，尤其是信息的网络共享，将会带来许多管理模式的变更与调整，与此同时，无纸办公的初级阶段将在我们面前出现并被肯定。
4、系统实施要分步骤进行。
由于计算机市场的价格变化随高科技发展而迅速下降，考虑到少化钱多办事的原则，系统的实施步骤应分几步走 。当然， 硬件设置及付款也应分步实行，这样可以避免时价带来的损失，提高系统硬件的先进性，降低整体造价，保护投资。我们的系统是采取硬件逐步到位，软件分布实施的方针来设计的。目前已完成了前后台的所有功能，从扩建后开业的第一天起就投入运行，后台的各种功能，伴随着不同层次的培训逐步开通。由于计算机管理已深入到企业各种商业经营活动中，越来越多的员工关心着系统的成长，众望所盼科技带领他们进入新的现代管理。商场的经理从不想用到试一试，到最后离不开。杜绝了资金的不正常外流，提高了效益。
在当今社会的迅速变革中，一个企业对有效信息的需求量越大、依赖性越强，那么，它的工作效率就会越高，它的生命力也就越强。
通过大家不断的努力与创新，流通科技的新技术、新方法更多地被运用到商场的现实管理中。当集团企业Intranet与Internet的应用平台建设完成后，友好集团的商业计算机管理信息系统必将发挥出其更大的潜力，迎接市场经济的新浪潮与电子商务时代的到来。
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